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問題的提出

為了增強對如何搞好管理信息化的理解，本著它山之石，可以攻玉的目的，我走訪了一些在管理信息化投入巨資的單位，主要了解這些單位管理軟件的實施效果。我在這些單位良好的人脈資源保證我可以聽到真實的話。

我首先了解的是江蘇省移動公司。2000年江蘇省移動公司投入巨資，用ORACLE的MIS系統(tǒng)替換掉當時在電信系統(tǒng)非常流行的由連云港電信局吳周洋等同志自行開發(fā)的財務核算系統(tǒng)。我當時在移動公司時剛好正好趕上上MIS系統(tǒng)，但是，我很少有機會全面了解該系統(tǒng)，僅負責錄入一些會計憑證，因此，只是了解皮毛而已。時至今日，MIS系統(tǒng)還在使用，但是使用的范圍還是比較狹窄的，僅啟用了采購訂單和總賬，其他管理模塊均是后面逐步開發(fā)或采用的其他軟件。這些模塊主要是預算管理、合同管理、資產管理、人力資源管理、OA、經營分析。

其次，我走訪了江蘇省電信研究院。我對江蘇省電信研究院非常有感情，是該單位的創(chuàng)業(yè)元老之一，在研究院我親歷了一個IT公司從零起步到找到自己的生存和發(fā)展空間的過程。在研究院期間，我負責為中國電信開發(fā)的財務系統(tǒng)進行系統(tǒng)設計和需求分析。該系統(tǒng)在2005年通過公開投標競爭，成為中國電信財務系統(tǒng)升級推薦產品，而用友被排除在外。用友被排除在外，既有自身軟件不適應電信的原因，也有中國電信想扶植江蘇省電信研究院發(fā)展的原因。但是2009年中國電信“一本帳”招標，江蘇省電信研究院成功中標，用友輸得不冤。這次招標用友動用了北京高層關系，由國資委出面招標。在廣州進行軟件并發(fā)數測試期間，用友所謂的最高端產品NC一敗涂地，據說用友的技術總監(jiān)還到廣州呆了一個月但是無力回天。用友的NC居然在速度上輸給江蘇省電信研究院開發(fā)的管理系統(tǒng)，我真是沒有想到。結果不言而喻，江蘇省電信研究院成功中標中國電信“一本帳”這樣的投資上千萬元的大工程。為此，我為研究院感到驕傲。

我還到北京走訪了中國人壽股份有限公司。中國人壽今年花費3000萬元啟動了SAP系統(tǒng)，替換掉由中科院下屬的軟件公司開發(fā)的財務系統(tǒng)。到目前為此，中國人壽在穩(wěn)步推進實施工作，以財務系統(tǒng)為起點，已經實施了四個省的總賬，估計要花費幾年的時間逐步完成其他管理模塊的實施。談到對SAP的感受，負責實施的一些同志講：不過如此，軟件僅是工具，如何提高管理還得靠主觀努力，宣傳與實際有很大的出入。語調中透出的是失望。他們還講，他們與北京很多上SAP的大型企業(yè)的同行交流過，一致的看法都是四個字：不過如此。

為什么花費了巨資卻換來不過如此這樣的感受？為什么軟件公司售前承諾與實際效果有如此大的出入？為什么用友最高端的產品會輸給一家后起之秀？對這些問題的求索引發(fā)了我對一些更本源問題的思考。軟件對于管理，對于企業(yè)的發(fā)展到底有什么用？軟件如何才能發(fā)揮應有的作用？

管理軟件到底有什么用？

在現今的信息社會，任何認為管理軟件無用的言論均是極端錯誤的，這是無須著墨批判的言論，我們需要批判的是兩種言論：一是一軟就靈；二是管理軟件就是財務軟件。

本次美國的金融危機，象通用汽車這樣如雷貫耳的企業(yè)居然會申請破產保護，真是讓人大跌眼鏡。許多學者借此機會大顯身手，對美國式的數字化管理進行口誅筆伐，一致認為美國式的數字管理已經走到盡頭。對數字化管理推波助瀾的是管理軟件，從理論上講，管理軟件幾乎能提供你所需要的任何內部數據。由此可見，企業(yè)管理絕對不是一軟就靈。一軟就靈是軟件公司為了讓自己的軟件盡快銷售出去的過度宣傳，我們不可當真。但是，用數字進行管理也沒有錯，數字化管理沒有走到盡頭。如同不做到知己知彼就不能取得戰(zhàn)爭的勝利一樣，不掌握一定管理信息，是無法進行管理的。管理軟件本質是提供管理信息的工具，好的管理軟件使得獲得及時必要的管理信息成為可能。

管理軟件只能提供企業(yè)內部的信息，這些信息屬于防御性信息，從知己知彼的角度看，屬于知己。知己重要，但是知彼更重要。企業(yè)發(fā)展的機會來自于企業(yè)外部，而不是內部。因此，管理軟件僅是解決了部分的問題，重要但不是關鍵的問題，絕對不是“一軟就靈”。

2004年，用友在全國發(fā)動了一場“普及ERP”的運動。表面看，用友取得了成功，名聲壯大了，銷售收入增加了。但是，實際上，用友將時間花在作秀上而不是了解客戶的實際需求，提供給能解決客戶實際管理問題的產品上使得SAP在中國得到進一步發(fā)展，搶占了絕大部分高端市場。高端市場，失去了就不會在回來了。用友所謂的普及ERP實際上就是財務軟件+進銷存，用友用賣保健品的方式來不斷強化這個概念。時至今日，這已經成為一個笑談。關于財務軟件能干什么，我再說一遍。財務軟件實際上是手工做賬的翻版，它提供的是服務于對外目的、平衡各種利益關系的財務信息，財務信息的管理功能很弱。而且，無論宣傳多好，用軟件做賬并沒有改變事后算賬的特性。財務軟件是最簡單的軟件，它僅干一件事情，就是輸入會計憑證。各種賬、報表實際上是按照不同方法對會計憑證進行查詢。

批判了這兩種錯誤的、別有用心的言論后，我來講講管理軟件究竟有什么作用。

第一個作用顯然就是管理軟件使得企業(yè)管理所能獲得的信息豐富了，獲得信息的及時性提高了，管理軟件的記錄本身就是一個很好的經營管理內部知識庫。管理需要信息，互聯(lián)網的發(fā)展使得我們可以很方便快捷的獲得海量的外部信息，但是，如果沒有一套合適的管理軟件，企業(yè)內部就近似一個黑匣子。簽了多少合同？收了多少款？還有多少款未收？費用開支狀況？付了多少錢？簽了多少采購合同？主要的供應商是誰？經營性現金流量正常嗎？庫存是多少？庫存的分布如何？庫存合理嗎？生產了多少？按時交貨嗎？生產成本受控嗎？……。在手工操作模式下，企業(yè)的這些經營管理信息散落在企業(yè)的各個角落。部門之間重復統(tǒng)計普遍存在，這些重復統(tǒng)計還相互有差異。分散的信息及時性差，正確性無法保證。而管理軟件的使用，使得獲得這些信息比較容易。

第二，企業(yè)的各項管理制度可固化在軟件中，這樣保證企業(yè)的制度能得到充分執(zhí)行，真正做到潤物細無聲。幾乎每一家企業(yè)都會有成套的管理制度，這些管理制度，盡管制作精美，裝訂漂亮，卻很少有人去看，總是在出現問題的時候才發(fā)現制度沒有得到執(zhí)行。這一點不奇怪，因為制度的執(zhí)行和檢查監(jiān)督本身是有成本的，而且要持續(xù)不斷保持檢查監(jiān)督是相當困難的，人的本性是做事三分鐘熱情，過一段時間就麻痹了。然后通過出事來刺激興奮一下，然后下一個麻痹循環(huán)又開始了。

制度的有效執(zhí)行意味著企業(yè)管理規(guī)范性的提高。管理規(guī)范性的提高能從企業(yè)整體上提高企業(yè)的運作效率，降低企業(yè)的經營風險。我們很多知名企業(yè)倒下既有戰(zhàn)略問題，更有因為企業(yè)管理不規(guī)范而導致經營風險不斷提高，這種經營風險積累到一定的程度就會出現壓死駱駝的最后一根稻草這樣的標志性事件。對愛多、亞細亞、同創(chuàng)等這樣曾經快速發(fā)展而名滿天下而后瞬間倒下的企業(yè)進行解剖，發(fā)現其內部管理的混亂程度是非常驚人的。在市場競爭中成長起來的成功企業(yè)，如華為、萬科，相似的特征總是戰(zhàn)略清晰，業(yè)務取舍適當，內部管理規(guī)范。

第三，一套好的管理軟件本身是一套好的內部控制方法，軟件的正常運轉意味著企業(yè)的內部控制是有效的。

第四，管理軟件為企業(yè)管理的持續(xù)改進奠定了基礎。管理提高的要訣就是日復一日，不斷反饋，持續(xù)改進。而管理軟件承擔制度執(zhí)行、內部控制、信息輸出的功能后，持續(xù)改進的重點不是糾纏于制度是否得到執(zhí)行，控制是否有效這些不能提高企業(yè)價值的事情，而是關注每一個環(huán)節(jié)的本源問題。如何采購到性價比最好的物資，如何在提高質量的情況下降低成本等。

第五，員工工作內涵提高了，工作的重點轉移了，工作開放了，相互之間責任增強了。通過這種關聯(lián)性，使得企業(yè)組織力提高，系統(tǒng)工作能力增強。

在談到管理軟件的作用時，搞清楚管理軟件能干什么時，要看到管理軟件的局限性，清楚它不能干什么。只有這樣，才能更好地發(fā)揮管理軟件的作用。

第一，盡管可以從戰(zhàn)略的高度看待IT技術對于企業(yè)管理的重要性，但是解決企業(yè)的戰(zhàn)略問題靠的是領導人的大腦，而不是電腦。所謂戰(zhàn)略問題就是企業(yè)的發(fā)展方向問題，回答的是我是誰？我要到哪里去？基于某個特定戰(zhàn)略的管理系統(tǒng)可能是企業(yè)發(fā)展的負擔，當戰(zhàn)略發(fā)生變化時，改變系統(tǒng)是很難的。

第二，管理系統(tǒng)輸出信息的質量取決于輸入信息的質量，鐵礦石是煉不成黃金的。而輸出什么，輸入什么取決于我們對于自身管理模式的認知，在此認知水平上進行符合企業(yè)需要的管理框架的設計，軟件最后只不過幫助我們實現我們的想法罷了。我們自身認知不清楚，軟件的使用自然不會有好的效果。

第三，管理軟件僅是具有提高企業(yè)組織力和系統(tǒng)工作能力的可能性，不是一上軟件能力就提高了，能否提高取決于員工的主動學習能力。庖丁解牛的故事告訴我們，同樣一把刀，使用刀的人不同，效果不一樣。庖丁用刀解牛，良庖用刀割牛，族庖用刀砍牛。

因此，我認為“三分軟件，七分實施”這句話是有道理的。

因此，當有人告訴你，他推銷的軟件是如何如何先進，你要當心，適合自己才是最先進的。

當有人告訴你他推銷的軟件的功能是如何強大，你要當心。你可以花幾千元錢去買一個功能強大的手機，盡管后面你只用到通電話和發(fā)短消息，幾千元錢浪費了就浪費了。但是，當你花費了巨資購買的軟件自身具備條件使用的功能極少的時候，你就太冤枉了，軟件產生的效益可能不及購買和使用軟件的成本，精明的你做了一筆虧本生意。

當你發(fā)現來推銷軟件，負責實施的人沒有足夠的企業(yè)管理實際工作經驗，更沒有企業(yè)高層工作經歷，你要認真思考，并對軟件實施效果的打一個大大的折扣。沒有實際企業(yè)工作經驗的人，只能就軟件談軟件，很難理解你的需求。沒有企業(yè)高層工作經驗，缺乏對使用軟件廣闊的視野。