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一文搞懂“預算管理”系統(tǒng)：架構、流程、原型

admin

2025年2月25日 21:41 本文熱度 703

我們常說“勒緊褲腰帶過日子”“有多少錢辦多大事”，這些話體現(xiàn)了對有限資源的合理分配和規(guī)劃。

對于企業(yè)來說也是如此，企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略不僅需要資源，更需要合理的資源配置。如果把70%的資金都用在吃喝玩樂的應酬上，那么企業(yè)能用到實處的資金就會大打折扣。

預算管理是合理分配企業(yè)財務、實物及人力資源，以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，并在實施過程中進行全程控制的內部管理活動。實施預算管理是確保公司戰(zhàn)略按計劃執(zhí)行、各部門經(jīng)營目標順利達成、加強內部管理控制以及降低經(jīng)營風險的重要管理手段。

預算管理是一個包含“預算編制、預算控制、預算調整、預算分析”等復雜環(huán)節(jié)的企業(yè)管理活動。為了提高管理效率，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，并實時監(jiān)控整個預算過程，需要構建一個能夠涵蓋全部預算管理循環(huán)的信息化系統(tǒng)，即預算管理系統(tǒng)。

01.預算管理流程架構

預算管理系統(tǒng)負責完成預算的編制及基礎管理功能。在預算控制部分，系統(tǒng)利用預算數(shù)據(jù)和控制策略，為業(yè)務活動提供預算控制服務。業(yè)務發(fā)生后，系統(tǒng)會調用預算控制服務進行相應的預算處理。

預算基礎數(shù)據(jù)包括基礎信息和預算金額數(shù)據(jù)兩部分。其中，基礎信息又涵蓋以下內容：

組織信息：同步組織及其層級結構，同步后可通過組織代碼等進行查詢。

預算科目：同步預算科目及其層級關系，并確?？颇课ㄒ恍?。

預算科目與核算科目映射：此映射關系用于將核算科目轉換為預算科目。

預算策略是基于預算組織、預算科目和控制周期等配置而制定的。預算控制服務則是一種標準服務，它結合預算金額和預算控制策略，提供給外圍業(yè)務系統(tǒng)使用。外圍系統(tǒng)的業(yè)務單據(jù)占用明細會回傳給預算控制系統(tǒng)，用于更新預算可用金額，從而實現(xiàn)業(yè)務的預算控制功能。

02.系統(tǒng)集成關系

差旅申請系統(tǒng)用于事前提交出差申請。申請通過后，差旅申請單會自動推送至攜程商旅，員工即可據(jù)此預訂飛機票。預算控制系統(tǒng)為差旅申請?zhí)峁┛刂品?，并確保差旅申請返回詳細的業(yè)務明細。

費用報銷系統(tǒng)主要用于個人費用及部分公司費用的申請和報銷。預算控制系統(tǒng)為費用報銷提供控制服務，并確保費用報銷返回詳細的業(yè)務明細。

預算系統(tǒng)主要負責公司的預算編制、審批和分析等工作。它將預算數(shù)據(jù)及基礎數(shù)據(jù)傳送給預算控制部分，以支持預算控制功能的實現(xiàn)。

人事系統(tǒng)則將人員相關信息傳送給預算控制系統(tǒng)，以便進行相關的預算管理和控制。

采購管理系統(tǒng)主要用于公司的對公采購管理，包括供應商管理、采購申請、詢比價、采購訂單以及收貨等環(huán)節(jié)的管理。

03.預算控制

預算控制平臺是依據(jù)預算編制結果及預算控制策略，對業(yè)務流程實施控制的平臺。該平臺通過設定組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年份等維度組合，來定義控制業(yè)務流程的具體規(guī)則。

該系統(tǒng)包括預算控制策略子系統(tǒng)、預算控制服務子系統(tǒng)、預算調撥子系統(tǒng)，以及配置管理模塊、接口管理模塊、預算控制分析模塊等組成部分。

凍結：指業(yè)務單據(jù)提交審批后，預算被暫時保留，但尚未實際使用。

占用：指預算已經(jīng)實際被使用，即相關業(yè)務流程已經(jīng)完成。

控制強度：

不控制：僅統(tǒng)計預算執(zhí)行情況，不進行任何控制或提醒，業(yè)務流程可繼續(xù)進行。
警告：如超出預算，需加批并走預算外流程。
控制：如超出預算，則無法進行后續(xù)業(yè)務流程。

控制周期：指計算預算控制額度的時間范圍，例如“季度”，表示以季度為范圍來計算預算的可用額度。

控制策略通過組合組織、項目、預算科目、控制強度、控制周期、年份等維度，來定義該平臺控制業(yè)務流程的具體規(guī)則；并與預算余額表相結合，共同提供預算控制服務。

04.基礎數(shù)據(jù)同步

預算管理的基礎數(shù)據(jù)可以通過手動或系統(tǒng)自動的方式同步至預算控制系統(tǒng)。

預算控制系統(tǒng)對同步過來的數(shù)據(jù)進行判斷，若數(shù)據(jù)已存在，則進行更新；若數(shù)據(jù)不存在，則新增該數(shù)據(jù)。

05.預算控制流程

當業(yè)務系統(tǒng)流轉至預算校驗節(jié)點時，會通過“部門、科目、時間、金額”等參數(shù)，向預算控制平臺發(fā)起預算控制服務請求。由于預算科目與核算科目編碼不一致，預算控制平臺會依據(jù)業(yè)務系統(tǒng)提供的參數(shù)及映射表進行數(shù)據(jù)轉換。數(shù)據(jù)轉換完成后，平臺會根據(jù)這些參數(shù)查找相應的預算控制策略，如取款控制周期、累計控制等，以進行后續(xù)的預算控制處理。

1）預算校驗

業(yè)務流程流轉至預算校驗點時，會提供校驗參數(shù)（包括業(yè)務單號、行號、部門、會計科目、年度、期間、行金額）給預算控制平臺。預算控制平臺會自動根據(jù)相關參數(shù)獲取預算控制策略及預算可用余額，并與業(yè)務數(shù)據(jù)進行逐行比較（若業(yè)務單據(jù)為多行）。比較完成后，平臺會輸出控制結果，并根據(jù)該結果決定后續(xù)流程的進行。

2）預算凍結

業(yè)務流程通過預算校驗（即預算充足，且控制強度為警告或不控制）后，業(yè)務系統(tǒng)會將預算凍結明細反饋給預算控制平臺。若業(yè)務單據(jù)包含多行，則需按行提供明細。這些明細將被寫入凍結/占用明細表，同時預算余額表也會得到相應更新。此外，預算調撥申請?zhí)峤粚徟?，同樣視為預算凍結，并會更新預算余額表。

3）預算占用

已凍結的業(yè)務單據(jù)，在通過審批（如財務復核點）后，業(yè)務系統(tǒng)會將凍結數(shù)據(jù)信息傳遞給預算控制平臺。平臺將先釋放凍結的預算，然后生成占用預算。若釋放或占用過程中出現(xiàn)錯誤，系統(tǒng)會將錯誤信息通知給業(yè)務系統(tǒng)。

4）預算沖回

業(yè)務單據(jù)被終止（如審批退回、主動撤回等）后，業(yè)務系統(tǒng)會向預算控制平臺提交詳細信息（包括單據(jù)編號、公司、部門、行號、科目、金額、年度、期間等），以便進行預算沖回處理。

06.預算余額表

預算余額表主要用于記錄預算執(zhí)行的匯總情況，可以直觀地查看預算余額、占用余額等信息，并為預算控制服務提供基礎的余額數(shù)據(jù)支持。

其中“組織、項目、科目、年度、期間、版本需唯一，不能重復”，需單獨記錄調撥中金額；預算原金額為從預算同步過來數(shù)據(jù)，記錄預算版本，預算原金額不更新更改。

預算金額=預算原金額-調撥金額;

預算余額（QTD）=本月預算金額-本月凍結金額-本月占用金額;

預算余額（YTD）=本季預算金額-本季凍結金額-本季占用金額;

其中，“組織、項目、科目、年度、期間、版本”必須唯一，不能重復。調撥中的金額需單獨記錄。預算原金額是從預算同步過來的數(shù)據(jù)，需記錄對應的預算版本，且預算原金額不得更新或更改。

預算金額的計算公式為：預算金額 = 預算原金額 - 調撥金額。

預算余額（QTD，即季度至今）的計算公式為：本月預算余額 = 本月預算金額 - 本月凍結金額 - 本月占用金額。

預算余額（YTD，即年至今）的計算公式為：本季預算余額 = 本季預算金額 - 本季凍結金額 - 本季占用金額。

07.凍結與占用明細

主要提供預算凍結和占用明細信息的查詢服務。

業(yè)務系統(tǒng)需在各個校驗點（包括凍結點、占用點、沖回點）將單據(jù)的詳細信息傳送至預算控制平臺。數(shù)據(jù)校驗通過后，系統(tǒng)需存儲業(yè)務明細數(shù)據(jù)，并同時更新預算余額表。此外，還需記錄業(yè)務明細是否已經(jīng)成功更新預算余額表。

08.預算調撥

主要提供預算調撥申請及預算調撥申請查詢等功能。